当前位置: 首页 > 专题集锦 > 人大信息化建设 > 交流材料

忆自动化,做信息化,梦智能化

——重庆市人大办公业务系统建设探索之路

浏览字号: 来源: 中国人大网  2015年11月11日 10:14:25

    人类在进步,信息化网络化的潮流不可阻挡,互联网的飞速发展已经把我们带进了信息时代和网络时代,今天网络越来越普及,影响力越来越大,各级人大及其常委会是党领导下的国家权力机关,在国家建设中肩负着重要使命,因此我们人大信息化建设工作必须要适应时代的发展,跟上时代的步伐。1998年重庆市人大办公厅建立信息处,从此开启了重庆市人大办公业务系统建设探索之路。

    一、重庆市人大机关信息化建设基本情况

    1997年6月18日重庆市直辖以来,人大机关的信息化建设工作不断开拓创新,取得了质的飞跃和量的突破。我们的网络、网站、业务系统等从无到有,从有到优,从小到大,从少到多,从单机应用到联网协同,业务部门从被动到主动;网站建设从信息技术中心自由发挥、自我欣赏到常委会领导高度重视提要求、再到全机关办信息;工作人员从简单使用到熟练应用计算机和网络,从简单文字处理到熟练使用业务系统和应用软件处理日常工作。特别是 2008年重庆市人大机关进入新办公楼办公,机关的硬件建设方面取得了新的进步,建成了常委会会议系统和人代会会议系统,建成了三个网络,即政务内网(与市委联网)、政务外网(与市政府联网)和互联网。办公业务系统建设方面取得了突破,业务系统应用稳步推进,新版“重庆人大网”和办公网的应用面逐步扩大,影响力逐年增强。信息内容建设方面规范发展,尤其是办公厅2009年创办的《人大信息》刊物,受到市领导的极大关注,市级领导的批示率逐年提升,为重庆经济社会发展和民主法治建设建言献策和领导决策做出了重要贡献。这一系列的变化凸现人大机关信息化工作的地位越来越重要,人大机关的信息化工作目前已经不仅仅是修修机器、装装系统、维护网络等技术层面的工作,目前已经上升为要为领导决策提供信息服务,为政民互动(即网络问政)提供网络平台,为“三会”提供优质技术保障和信息服务,为人大代表提供信息服务,为机关全体人员提供全方位的技术服务和信息服务。

    (一)信息化建设现状

    1.信息化基础设施建设逐步完善。机关信息化基础设施建设日趋完善,建立起了政务内网(涉密网)、政务外网(办公网)和互联网等三个网络系统。信息安全保障能力不断提高。信息化基础设施的逐步完善为市人大常委会和人大代表依法履职,以及提高机关工作质量和效率提供了安全、可靠的技术保障。

    2.业务系统和信息资源库建设取得一定成绩。目前机关的信息化建设处在单项应用向综合集成过渡的阶段,会议系统、代表信息系统、议案建议系统、“重庆人大网”门户网站、机关办公门户网站等应用系统陆续建成并投入使用;基础信息资源库和业务信息资源库初步建立,并开始进行信息积累和开发利用;应用系统和信息资源库的初步应用,使机关核心业务开始逐步进入全面实施阶段。

    3.信息服务水平实现新提高。《人大信息》刊物工作取得新成效,受到市领导的关注和重视,领导批示逐年提高,为我市经济社会发展和民主法治建设做出了新贡献。重庆人大网、机关办公网和办公业务系统的建设和不断深入应用,为机关工作人员提供的网上信息量逐步增加,信息服务水平不断提升,促进了机关工作质量和效率的提高。

    (二)存在的问题

    1.信息系统应用有待进一步深化。代表履职服务、会议工作、机关办公等应用系统开始进入建设和实施阶段,立法、监督、重大事项决定、人事任免还缺少系统支撑。系统协同工作和信息共享功能还未全面实现,随着机关业务发展对信息化建设需求的不断深化,信息系统调整和优化将长期存在,机关工作人员信息化参与意识有待增强,信息化应用水平有待提高。

    2.信息资源共享机制有待逐步建立。机关信息资源目录梳理工作未全面展开。市人大常委会和“一府两院”、区县(自治县)人大常委会政务网络的互联互通尚未实现,“信息孤岛”、“信息不对称”现象依然存在,信息管理分散,缺乏分类和加工,信息整体利用率、信息公开程度需要提高。

    3.信息化基础设施和信息安全保障体系有待逐步完善。机关核心网络设备在保障网络稳定运行方面存在隐患,市人大机关“三个网络”的等级保护工作还在规划建设中,分级保护工作需要进一步完善,信息安全管理制度和应急响应制度尚未全面建立,积极防御和应急响应能力尚有不足,技术保障存在较大隐患。

    4.信息化建设管理能力有待加强。机关信息化建设统一规划、统筹建设、协同推进的领导机制需进一步加强;机关各部门分工负责、相互配合、共建共享的工作机制还未形成;项目建设的配套管理制度还不够完善;运维服务支撑体系还未建立,办公厅信息技术中心现有人员难以全面支撑机关网络系统、会议系统、应用系统、门户网站的建设、培训、运维和管理工作。信息系统日常运维和管理缺乏必要的经费保障。

    二、办公业务系统建设探索之路

    重庆市人大机关的办公业务系统建设稳步推进,议案建议信息系统等重要业务系统的逐步应用,不断推动着市人大机关办公观念的转变和办公方式的更新,特别是2009年推动“议案建议网上办理系统”的全面应用,彻底改变了业务部门的工作方式,提高了工作效率和质量。

    (一)人大机关办公业务系统建设历程

    自1998年信息处(2002年改制为信息技术中心)成立以来,我们先后开发了法律法规数据库查询系统等二十几个办公业务应用系统。

    1.“办公自动化”建设阶段(1998年—2007年)

    上世纪90年代—21世纪初,有个比较热门词汇:办公自动化系统(OA)。所谓办公OA(Office Automation)系统,就是将现代化办公与计算机网络结合起来的一种办公方式。当时,我们正好赶上了“政府上网工程”的浪潮。

    (1)1998年建设网络和建立网站。重庆市人大机关的网络硬件建设从1998年5月正式启动,1999年3月一期工程完工,整个办公楼实现100M联网,同时还实现了与市委市政府光纤联网,开通了“重庆市人大公共信息网”和“重庆市人大常委会办公信息网”, 虽然当时我们的网站信息量不多,页面也不够漂亮,但当时由于全国人大系统建立网站的比较少,因此我们的网站在全国人大系统名列前茅,但是信息上载等工作还是信息技术中心自娱自乐。1999年8月二期工程建成远程拨号系统和电子邮件系统,并于2001年3月实现了全市40个区县(自治县、市)人大机关的远程联网。

    (2)1999年底,法律法规查询系统上线运行。

    (3)2000年初,常委会会议系统正式运行。

    (4)2003年1月,完成了人代会会议信息系统的建设工作,整个系统包括信息查询系统,会议报到系统(租用)、会议选举系统(租用)等三个子系统。

    (5)2003年7月启动办公信息系统(OA)的建设工作。2003年7月“重庆市人大常委会信息网络体系及电子政务应用平台建设”(OA)正式在市科委立项,信息技术中心和南华中天公司合作,经过调研、系统分析、软件设计等阶段,于2004年7月完成验收,并于 2005年5月中旬开始试用。

    (6)2004年实现和27个区县宽带联网,2007年实现和40个区县(现在38个区县)宽带联网。

    (7)2005年7月启动议案建议信息系统和代表管理信息系统的建设工作。2006年1月应用于当年的人代会,对大会期间的议案建议进行全文录入。

    (8)2005年11月“重庆市人大常委会法律法规信息系统”(法规创制系统)完成建设工作,并于2006年开始在法制委试用。

    (9)2005年6月 完成信访信息系统建设并开始试用,2006年正式应用。

    2.“办公信息化”建设阶段(2008年-2017年)

    网络化信息化的影响力越来越大,信息化已成为世界各国提高综合国力和竞争力的重要手段,信息化建设工作已经上升为国家战略,2014年2月国家成立网络完全和信息化领导小组,习近平总书记任组长。习近平总书记指出:没有网络安全就没有国家安全,没有信息化就没有现代化。

    该阶段常委会领导高度重视,为推进市人大机关的信息化建设工作,2008年换届后,秘书长提出全机关办信息,同时建立考核奖励制度。2014年10月常委会主任张轩和副主任周旬(秘书长,办公厅主任)专门听取了市人大机关信息化建设情况的汇报,张轩主任在听取汇报后指出:信息化工作非常重要,2015年市人大机关要把信息化工作作为一项重点工作来抓,要上一个台阶。2015年5月常委会主任张轩专门听取了2015年信息化建设的进展情况。常委会党组和机关党组分别于2015年6月和2015年4月专题听取2015-2017年信息化建设规划和2015年2个重点建设任务(代表履职服务平台和人大办公业务系统)的汇报。

    (1)2006年招标建设有关人大办公业务系统,2008年开始逐步应用。包括人代会会议系统、常委会会议系统、重庆人大网信息管理系统(互联网)、办公网信息管理系统、法律法规查询系统、内外网电子邮件系统和代表工作管理系统等。

    (2)2009年建设议案建议网上办理系统。该项工作首开人大业务信息系统在广域网环境上对全市所有建议办理单位的直接服务,并实现整个办理业务的流程化、无纸化,极大地方便了办理工作,提高了办理效率和办理质量。

    (3)2009年建设《人大信息》报送及统计系统。

    (4)2010年建设《公民报》和《公民导刊》电子版系统。

    (5)2013年建设单机版档案系统。

    (6)2015年1月招标建设会议通知系统、会议座次安排系统和常委会阅文系统。预计2015年7月开始逐步试运行。

    (7)2015年1月招标购买中国知网CNKI党政决策参考信息库。预计2015年7月上线运行。

    (8)2015年4月启动人大代表履职服务平台建设工作。预计2015年10月上线试运行,2016年正式运行。

    (9)2015年4月启动重庆人大办公业务系统(围绕会议服务)。预计2015年10月—11月上线试运行,2016年正式运行。

    3.“办公智能化”建设阶段(未来)

    未来,“信息化”将向“智能化”方向发展,人大的业务系统建设也应该紧跟时代的步伐,规划“智能化业务系统”建设工作。我们将根据信息化和智能化的发展趋势,运用最新的网络技术、信息传播技术、云技术、大数据分析和物联网技术等策划建设“智能决策系统”、“智能会议系统”、“智能办公系统”等智能化业务系统。这些智能系统将极大提升机关办公能力,高水平保障常委会履职和服务人大代表,让常委会领导能够快捷精准获取决策信息,让人大代表及时准确了解人大和“一府两院”工作并提交高质量的议案建议,让工作人员智能化办文、办会、办事。

    举个“职能会议”的设想思路。利用网络虚拟空间技术,建设“网络视频会议室”。秘书长通知要召开一个紧急网络视频会议,秘书处立即搭建“网络视频会议室”,同时“短信”通知参会人员进入“网络虚拟会议室”就坐,立即召开会议。

    (二)存在的主要问题

    重庆市人大机关办公业务系统的建设工作,经过近20年的探索,积累了经验,取得了一些成绩,但也有不少问题和不足。

    1.部分业务系统试用一段时间后就不用了,比如OA系统,法规创制系统,信访系统等,很可惜。因为技术进步、开发平台变化、业务工作人员变更等因素,如果目前要启动相关业务系统的应用,又要重新设计开发。任何新开发的业务系统最初肯定不成熟不完善,但是只要我们肯去应用、愿意去应用,肯定会不断完善,不断满足我们的需求的。

    2.主动性积极性问题,业务部门基本没有主动提出应用业务系统的需求,宁愿手工作业。

    3.网站主要还是发布信息,互动性差,虽有互动栏目但基本没有应用。且各专工委信息上载的及时性不够,质量和数量需提高。

    4.至今没有年度专项经费保障,管理、维护、编审人员也不足。目前,我们有4个人兼职做网站维护工作,他们同时还要做软硬件维护和内勤工作等,我们信息技术中心的每个人都锻炼成了多面手,必须同时要做几个方面的工作。

    (三)存在问题原因分析

    1.各级领导对业务系统的重视程度,决定了业务系统的应用好坏。从我们近20年的发展来看,信息化建设就是一把手工程,只要主要领导重视,一般都能去做好业务系统的应用,比如我们的“议案建议网上办理系统”的应用就非常成功。

    2.人大机关领导更换快,领导更换后,由于认识程度不同,要求也不一样,就导致业务系统的建设和应用没有连续性。

    3.业务部门对用业务系统处理日常工作积极性不高,主动性不够,这与人大机关的工作量少,没有硬性要求,领导年龄偏大等因素有关。比如OA系统的应用工作,在试用阶段,由于文件量少,又没有领导去使用,只有少数工作人员用,且还没有硬性要求,最后只有不了了之。

    4.网站互动性差的问题。一个原因是领导对网络互动的认识还没有到位,还有就是认为利用网站与网民互动太麻烦,工作量大,因此不愿意开展网上互动。还有就是部门信息上载不及时,实际上与领导重视有关,一般领导重视的部门,信息上载都比较及时。实际上人大的信息资源主要产生于各专工委履职工作中,信息技术中心自身并不产生人大业务信息,因此要做好信息资源服务工作,必须全机关办信息。

    三、2015 -2017年办公业务系统建设思路

    根据《重庆市人大机关2015-2017年信息化建设规划(草案)》,2015至2017年,重庆市人大机关将启动8项信息化建设任务,其中有5项业务系统建设任务,包括人大代表履职服务平台、人大办公业务系统、常委会阅文系统、立法工作管理系统和监督工作管理系统。下面简单介绍人大代表履职服务平台建设的总体架构,重点介绍人大办公业务系统(以会议服务为主线的业务系统)的建设思路。

    (一)关于代表履职服务平台

    1.建设规划

    为了贯彻全国人大办公厅《关于通过网络平台密切代表同人民群众联系实施意见》文件精神,重庆市人大常委会高度重视,将代表履职服务平台的建设列入2015年初召开的重庆市四届人大三次会议的人大常委会工作报告中,常委会主任张轩5月亲自听取代表履职服务平台建设的汇报和工作进展,常委会党组和机关党组也分别于6月和4月专题听取该项工作汇报。

    按照全国人大代表履职服务平台建设“5个平台”的总思路,我们将建设“一个网”和“一个平台”, “一个网”就是“人大代表专网”,该专网主要建设5个模块:人大制度介绍、人大代表信息、查询反馈信息、代表工作站、手机客户端,服务对象是人民群众;“一个平台”就是“代表履职服务平台”,该平台主要建设6个模块:信息服务、议案建议、代表履职、互动交流、我的平台和系统管理。服务对象是全市各级人大代表、全市各级人大机关和“一府两院”。由于浙江省等人大机关的人大代表履职服务平台建设的已经非常好,我们主要也是借鉴他们的经验规划建设的,因此就不具体介绍有关功能模块了。

    代表履职服务平台功能设计方案

    代表履职平台安全设计方案

    代表履职平台手机客户端方案

 

 

    2.建设进度

    预计2015年10月系统上线运行,2016年进行修改完善并在全市人大系统逐步推广应用,2017年进行全面推广应用并进行维保。

    (二)关于办公业务系统

    1.总体思路

    以服务“三会”为目标,服务常委会履职为核心,根据市人大机关的工作制度和业务工作流程,以及现有的业务信息系统,比如代表信息系统、议案建议办理系统等,梳理出市人大机关“业务流”和“信息流”,建设“服务流”。人大机关的“服务流”主要有:代表大会服务,常委会服务,主任会服务,公文办理服务,机关工作服务等,根据这些服务流,逐步建设和应用公文办理,会议座次安排,会议通知,常委会阅文,人代会阅文,以及各类辅助办公系统等。

人大办公业务系统总体架构图

    2.技术路线

    采用先进的网络计算架构,按照面向服务的软件设计理念,以业务驱动服务,以服务驱动技术,使各项业务功能更好地服务于常委会履职。在标准层面上实现跨平台整合,并提供对其它已有系统的集成机制。主要技术路线有三个方面。

    (1)统一平台。在一个平台下运行所有业务系统,人员统一管理,信息统一展示。

    (2)模块化设计。各功能模块可单独设计单独运行,随时根据应用需求,开发成熟一个接入一个,同时也可以购买成熟产品,只要提供数据接口即可。这样可以节约开发成本和开发周期,一步步升级,且对中后期和纵深的应用开发提供良好支持,同时兼顾现在与将来的需要,不必再作信息化重复投资,解决多种软件孤岛不能相互连通而共享信息的问题。

    (3)扁平化管理。根据人大机关的不同“服务流”,设计出简洁的服务流程,调用所需功能模块完成服务工作。所产生的各类数据信息进入展示平台供各类人员使用,比如,产生的常委会信息进入常委会展示平台,产生的人代会信息进入人代会展示平台,产生的主任会信息进入主任会展示平台,产生的公文信息进入公文展示平台,产生的网站信息进入网站相应栏目。如需短信告知,将同时发送短信通知有关人员处理或查阅。

    3.系统功能模块

    整个办公业务系统包括七大功能模块:统一办公门户,“三会”服务、公文办理,信息和档案管理,数据交换中心,辅助办公,平台管理。

    人大办公业务系统总体功能模块

序号

功能名称

功能描述

统一办公门户

1

统一身份认证

实现重庆市人大所有办公用户统一身份认证,并支持集成人大现有系统或后期扩展应用系统(需要接入系统的接口开放)

2

统一办公桌面

统一办公桌面是政务内外网系统单点登录功能的载体,方便用户进入办公平台后集中呈现用户的待办公文、最新信息、最新邮件以及用户所在单位动态信息等,同时列出当前用户有权访问的其他系统,并根据权限管理集中展现各应用系统的相关业务数据。

3

信息展示

集中展示重点功能模块的最新信息动态,方便登录用户随时掌握人大系统政务动态。

“三会”服务

4

人代会服务

办公业务系统为一年一度的人代会会议召开提供管理服务,包括:会议筹备、开幕前、会议举行、组织协调、信息公布和幕后工作。

5

常委会服务

常委会会议服务系统,“业务流”有议题收集、参会人员安排和通知、文件准备、分组管理、座次安排、简报工作、文件归档等。所有“业务流”展示在一个桌面上,并用颜色区别是否完成,比如绿色表示完成,红色表示没有完成,这样便于领导和处长监督和督促,点击任何一个业务流,可以做两种选择:1.进入业务系统,2.显示工作结果。

6

主任会服务

包括报送议题、会议通知、会议材料、会议纪要和报告、会议事项办理、文件归档等。

公文办理

7

待办公文

通过人大业务门户集中展示当前登录用户需要处理的公文信息,未处理的待办文件有醒目提示,用户点击提示信息可直接进入公文办理界面

8

收文管理

收文登记

自动接收公文,进行来文登记,并根据公文类型,按设定的流程,进行分办、承办、批示、传阅和归档等,在收文流程中可集成第三方专业电子印章功能。

9

电子来文

自动接收并登记政务数据交换中心收到的文件。

10

收文处理

收文处理提供了办公室签批、阅示、处室办理、处长办理、内部办理、阅、内部传阅、收文会签、收文内部会签、抄办、退办、办结等操作步骤(操作步骤可根据客户具体业务流程进行配置)。

11

收文查询

公文管理中为收文提供了强大的查询、汇总、统计、分类、检索、筛选等功能,用户可通过该功能对所有收文进行数据查询,系统对每个收文详细记载了流转信息、操作系统及处理时间。

12

收文维护

收文维护功能模块主要是分配给办公室公文管理人员或系统管理员进行文件维护管理的功能,通过该功能可以对已有公文进行修改、删除等操作。

13

发文管理

拟稿

用户根据发文需求进行拟文操作,拟文界面提供了按公文字不同,自动套用对应的公文模板文件到word控件中,以方便用户草拟公文搞。

14

发文处理

发文处理中主要提供审核、签发、发文等一系列发文操作功能。发文处理时具备系统的灵活指定下一步操作类型、并且具备事件关联功能。

15

发文查询

具有发文查询功能模块权限的用户可以通过该模块查询发文库中权限范围内的所有公文。

16

发文维护

发文维护功能模块主要是分配给办公室公文管理人员或系统管理员进行文件维护管理的功能,通过该功能可以对已有公文进行修改、删除等操作。

17

公文辅助管理

效能监控

根据日期和统计类型对各人员(或部门)进行办理情况的统计

18

流程监控

流程监控功能提供给相关人员随时监控掌握系统中未办结的所有公文当前流转处理情况,点击具体某一未办结公文系统将显示出该公文详细的参与人员以及该人员对该公文的处理过程及时间等信息。

19

退文管理

通过退文管理模块可以查询外单位来文被本单位回退的公文详情

20

公文撤销

该功能是为了方便及时收回误传公文的操作。

21

个人代理

方便操作用户因出差等原因暂时无法进入办公系统办理公文时,临时指定一个代理人代自己处理协同办公系统中的待处理公文。

22

文件查询

该功能提供给所有办公用户,通过该功能可以查看所有指定发文类型的发文,其他公文无法查看。

23

个人发文维护

可以对本人起草的并处于拟文这一步的公文进行修改、删除等操作。

24

公文参数管理

收文分类

收文分类主要是分配给办公室负责公文管理的人员,根据本单位实际情况维护各分类名称。

25

公文密级

维护公文密级

26

模板管理

维护公文套打模板

27

发文模式

维护发文时指定接收单位的快捷操作

28

文号管理

文号管理功能主要提供给办公室负责公文管理的人员,针对本单位的实际情况维护公文字号。

29

预留文号

根据实际业务需要,某些特定的公文期号可能会预留给专用的文件发送,为了防止系统自动编号占用了该文号,需要在预留文号功能模块中将需要的文件编号预先保留下来。

信息和档案管理

30

信息

管理

信息管理主要是为市人大内部各处室及各区县(自治县信息管理用户进行信息报送及管理操作。例如各区县(自治县人大信息员可起草新的信息,并上报给市人大负责信息处理的人员。信息采编人员对上报的信息进行编辑,采编为刊物,刊物可共享给办公用户查询;同时可对各上报单位的信息进行统计,并按预定刊物分值对被采用信息的上报单位进行评分,在月末、年底将信息采用的评分结果进行公式供各单位查询。

信息:包括信息的上报、修改、查询、统计等功能。

刊物:对刊物进行有效的管理,同时提供方便快捷的刊物查询功能。

信息采编:将信息采编为刊物,并对所采用信息的上报联网单位进行评分。

31

档案管理

主要实现各类电子化档案文件的收集、整理、归档、立卷、编目、保管、统计、检索、利用、销毁等。

档案管理具体功能包括:登记盒号管理、档案分类、档案登记、档案补登、档案修改、承办人送档、处室送档、盒内清单、档案签收、档案定档、档案查询、件号查询、档案关联、分类统计、期号列表、预留件号查询、清除原盒号、盒号合并、档案借阅、档案归还、档案室盒号等。

数据交换中心

32

机构人员数据

办公业务系统中的机构人员数据将作为重庆市人大各业务系统的标准基础数据,为市人大业务系统的建设提供统一的基础数据源

33

会议

数据

办公业务系统为“三会”服务所产生的会议数据集中存储于会议数据中心。具有权限的办公用户可以在系统中通过会议查询、公文关联等方式查看所需会议的详细数据。

会议数据中心可通过接口与会议座次安排系统、会议文件阅览系统及其他辅助办公系统等实现数据交互,管理人员可通过筛选必要的会议数据进入数据中心

34

信息

数据

信息数据中心为信息管理提供数据支撑,人大信息、刊物等信息资源为重庆市人大构建一个逐步完善的信息资源库。

具有权限的用户可以通过关键字、日期等方式模糊查询检索需要的信息内容。

35

档案

数据

按照档案管理规范标准建立重庆市人大档案数据中心,机关工作档案管理中的业务数据全部存储在档案数据中。

为具有权限的办公业务系统工作人员提供档案查询、浏览等功能。

36

公文

数据

重庆市人大公文办理服务功能所产生的所有收文、发文都存储于公文数据中心,为用户提供历史文件查询等服务。

市人大把需要发送给其他区县人大的公文上传到公文数据中心,各区县(自治县人大公文收发文人员可以进入公文数据中心即时接收电子公文。

各区县(自治县人大通过办公业务系统向市人大上报公文,通过公文数据中心自动交换到市人大办公业务的公文管理中。

37

其他业务数据

人大业务数据交换中心是重庆市人大办公业务系统的统一数据中心,对于市人大规划的其他业务系统均可提供数据交互。包括:人大代表履职服务平台、常委会会议电子阅文系统、人大办公业务系统、立法工作管理系统、监督工作管理系统、网站群系统等。

辅助办公

38

公告管理

公告管理由通过新增公告、管理公告和公告查询来管理公告的发布修改和查询

39

通知管理

提供单位内对于通知的新增、修改、删除,并实现了选择性发送通知,即可指定发送通知给哪些人员。由发通知、已发送通知、通知接收箱、通知查询和通知公文字五个三级子模块构成。

40

会议管理

(“三会”以外

会议管理模块主要是实现对于会务人员完成会前各项安排工作,提供会后的记录、资料收集整理工作,减少工作差错。会议管理包括会议申请、会议室分配、会议室维护、会议室浏览功能。

41

设备管理

实现对单位内部大型固定资产的管理服务,提供设备分类、设备新增、设备查询等功能。

42

车辆管理

提供内部车辆信息的管理,该模块车辆调度信息将与系统中接待管理中的用车信息直接关联。

43

办公用品管理

提供办公用品登记、领用、借用、归还、查询统计等服务功能,该功能将使单位内部办公用品得到较为清晰化的管理。

44

事务管理

提供事务登记、办理、监控、督办等功能。并且可与公文、会议、日程、接待等功能模块进行事件关联。

45

日程管理

对单位内部人员日常行程进行统一管理,日程管理中的日程记录将可系统中的会议管理、接待管理等模块相关联。

46

个人办公

提供个人记事本、工作日志、个人通讯录三大功能,基于解决在工作中个人工作需求。

平台管理

47

组织机构管理

一级管理员可以对全部组织机构及工作人员进行管理维护操作,各单位系统管理员只能对本单位机构和人员进行维护。机构和用户的新增、修改、删除操作可以通过该功能实现。

48

角色管理

角色管理功能用于为不同角色用户赋予操作权限。新增用户角色时,可以通过组织机构列表批量选择用户人员,并通过功能模块及操作选择相应的操作权限。因此管理人员可以通过角色管理快捷方便地为批量用户分配权限,大大提高了管理维护效率。

49

职位管理

对用户职位进行设置,在设置职位时可以对该职位的相应操作权限进行关联,当通过用户管理新增修改用户时,只需要选择相应的职位即可完成权限设置。

50

群组管理

可以对用户进行分组管理,方便在前台操作时可以灵活选择用户。一个人员可以同时隶属于多个群组中。

51

流程配置

该功能可以对系统中所用的流程进行管理维护,各单位可以根据本单位实际业务流程配置相应的处理流程。流程设置采用简明的操作方式,在实际办公业务流程发生改变的情况下,只需要系统管理员通过简单的设置即可实现,不需要对程序代码进行调整。

52

数据字典维护

在系统前台操作中,需要用到众多的参数字段,例如公文种类、收文分类、发文类型、信息分类、附件类型等等,这些参数可以通过系统管理统一设置。

对于全局性的参数设置,只有一级管理员才有权操作,例如附件类型、附件大小限制、公文级别、缓急程度等。各单位系统管理员可以对本单位使用相关参数进行设置维护。

53

模板管理

可以对系统前台使用的拟稿模板、打印模板等管理维护,只需要通过Word按系统规范编辑好实际需要的模板及参数后,通过该功能上传到系统中,用户在公文处理时即可选择使用。

54

签章管理

系统管理员可以通过签章管理进行用章管理,对用章人员进行授权,对用章记录进行查询等。

55

日志管理

系统管理员可以通过日志管理对系统日志进行统计、查询等操作。对于需要追朔操作历史时可以通过该功能查看到详细信息。

56

短信平台

短信技术的不断发展也渐渐从政务办公、办事监督各方面为用户提供了较为实用的功能。对于人大办公系统中各种办公应用较多会涉及到短信,如办公系统中公文审批、公文的发送通知、公文催办、会议通知、事务督办等,实现群发短信功能,且能对发送短信进行统计、查询功能,以及实现对于用户回复信息的统计、查询功能。

57

扩展接口

系统提供完善的扩展接口,支持重庆市人大现有应用系统或后期扩展应用系统的接入整合(需接入系统的接口开放支持)

    4. 构建“会议服务流”的思路

    人大会议服务工作主要是指为人代会会议、常委会会议、主任会议进行组织管理。市人大的会议服务工作管理主要有议程、日程管理,参会人员管理,会议通知,分组管理,席次安排,会议文件管理,会议记录及简报管理等,根据这些“业务流”设计出操作简单的会议服务系统。比如,常委会会议服务系统,“业务流”有议题收集、参会人员安排和通知、文件准备、分组管理、座次安排、简报工作、文件归档等。所有“业务流”展示在一个桌面上,并用颜色区别是否完成,比如绿色表示完成,红色表示没有完成,这样便于领导和处长监督和督促,点击任何一个业务流,可以做两种选择:1.进入业务系统,2.显示工作结果。

    (1)会议管理结构体系

    将各个环节作为独立的业务组件进行设计,每个业务组件实现或解决一个具体的业务功能,根据会议种类的不同,将不同的业务组件编排解决一个具体会议,从而提供一种会议的服务。每个独立的业务组件解决一个具体的业务,叫做一种“业务流”,多个“业务流”实现一次会议的服务。

    (2)数据交互关系

    会议系统通过调用人大代表信息等人员信息系统的服务获取代表信息,单向数据获取,并不负责代表基础信息的维护。

    会议系统通过机构人员主数据系统提供的服务获取机关内部的机构、人员信息,是单向数据获取,与公文系统数据是相互交互关系。

    调用档案管理、短信平台、邮件、网站管理系统提供的服务,向各系统发送数据。

    5.功能特色

    (1)“三会”服务功能

    全面开发面向“三会”服务的应用,目前国内省级人大还没有类似的成功应用案例。因此系统将结合重庆市人大实际业务需求,梳理市人大机关“信息流”和“业务流”,逐步建设“服务流”,实现会议服务。

    (2)强大的工作流

    市人大办公业务系统能灵活地适应单位内部复杂、多变的公文审批、办公业务需求,如日常办公中公文审批流程、办公事务流程、其它业务流程等。

    对于多种流程,将采用灵活的配置定义功能,提供一个灵活的配置定义平台来解决业务流程快速变化的业务需求,办公业务系统中所有流程均可由用户通过成熟的工作流自定义工具来实现自定义,从而实现无限制的扩展流程应用。流程定义中提供办公操作流程灵活元素指定,用户可根据业务要求自定义其指向元素,既可指向人或具体单位,也可指向既定任务。

    通过基于“工作流”实现后的工作流引擎将为用户提供:

    以事务为中心的流程:按公文办理事务进行严格流转,临时确定下一步的公文办理处室或个人或直接流转到已定义好的处室或个人。

    以个人为中心的流程:在以事务为中心的流程中可暂停流转,定义以个人为中心的流程进行流转,流转完以个人为中心的流程后,再进行以事务为中心的流程。以个人为中心的流程的方式为“确定由哪些人参与公文流转及流程的先后顺序;按此顺序,依次流转给这些人”。

    系统还支持如下一些“工作流”功能:

    支持平行传阅,公文可传递给多人同时处理。

    支持按条件进行不同的公文流转,公文可以根据不同条件进入不同的公文事务处理分支流程。

    支持流转跳越,例如:流程第一步为收文登记,第二步为指定承办处,第三步为指定承办人,可完成第一步后直接跳到第三步。系统可设置某些关键步骤不能跳越。

    支持流转退办,允许用户对公文处理有意见时,返回给发件人。

    支持流程重定义功能,根据权限可把公文指定给任何人处理任意任务。

    (3)事件关联

    办公业务系统将相关业务处理形成一个统一事务,从而便于查询、分析与管理。如因一个收文展开一个(或多个)会议,一个会议形成一个发文的几个相关联的事件形成一个关联事务;也可以因一个收文形成一个发文的收文转发文的关联事务处理。而在查询一个收文时,可以由此查询到相关的会议与发文;也可以在查询一个会议时可查询到此会议由什么事引发的,从而形成一个联动查询机制,让用户、管理员人员全面、快捷、轻松了解事务全过程。

    (4)信息找人

    系统提供显著的提醒功能,让信息能准确定位,便于工作人员立即上手操作,如在办公处理中红色按钮表示必处理,那么用户进入界面就知道必须先进行此功能的操作;

    用户待办信息集中显示,从而方便用户知道自己的待处理信息,而无需通过繁琐点击,在重重页面中低效寻找,“把信息推到用户面前”。

    (5)效能监管

    系统通过对流转中任务的全程监控、效能监管统计、工作督查等特色功能来实现办公效能监管体系。

    系统提供的流程监控可查看公文、会议、日程等办理流程过程,详细显示办理步骤中各操作人员的办理状态、姓名、任务操作角色、操作意见、操作起始时间、操作时限等,从而使每个任务都具备完整的操作日志,实现有据可查、负责分明。

    系统提供效能监管统计功能,用户可指定查询时限进行内部各部门任务办理情况统计,根据该统计表数据用户可有针对性地对各部门任务完成情况进行逐一整改管理。

    (6)其它特色功能

    能够与word形成无缝结合,在拟稿、改稿过程自动调用WORD对发文过程中的任一稿进行修改,并记录每一步的修改记录(修改内容、修改人、修改时间等)。

    系统采用以角色为基础的权限控制机制,方便管理人员授权。

    系统采用很强的日志管理机制,对用户登录、增加、维护、删除等重要操作实现系统留迹,便于稽核。

    系统还可以根据用户需求快速构建业务功能。

    能够与短信平台结合,实现消息的及时提醒:系统与短信平台结合,实现公文流转过程中的及时提醒,实现发文时的及时下载提醒机制等。

    操作方便,人性化设计:公文流转过程中不需在页面间相互转换,使处理更为人性化。可自动记录最后一次查询条件,自动设置每页显示行数。三帧操作界面,增强了有效处理的界面。

    6.建设进度

    预计2015年10月系统上线运行,2016年进行修改完善并逐步推广应用,2017年全面推广应用。

责任编辑: 王伟

相关文章