加快建立人大机关办公自动化系统
肖书生
一、办公自动化的概念及发展趋势
办公自动化，英文为 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量的目的。办公自动化由上世纪70年代末在我国提出到目前，大致经历了三个阶段。第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等，告别了“刀耕火种”阶段；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等，姑且称为办公的“机械化”或“半自动化”阶段；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件信息共享、网络打印共享、网络数据库管理等无纸化办公。此为现代高新技术条件下真正意义的“办公自动化”或称为“数字化办公”。
办公自动化的发展方向和趋势是数字化办公，即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现，它的结构是Internet网络结构，其整体对象为内网上所有的用户，这个网络平台负责所有用户对象的管理、所有网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务。用户通过统一的浏览界面入网，根据用户的权限提供相应的信息功能和服务。现在流行的数字化办公软件的技术结构已从客户/服务器模式（Client/Server即C/S模式）转向为基于Internet的浏览/服务器模式（Browser/Server即B/S模式）结构，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB办公自动化程序后再运行，它具有对客户端机器硬件要求低、易于维护、界面友好、系统安全可靠等特点。市场上已有很多成熟的软件可以直接拿来用，只不过需要根据本单位的办公特点进行个性化设置。我们暂且以机关经常使用的文件或材料的起草、审批流程为例来看办公自动化的特点。文件起草人起草电子文本通过系统发送给分管领导审阅，分管领导在网上直接修改并发表修改意见，加电子签名。经分管领导修改后的文本保留有修改痕迹。再按此程序依次交主管领导甚至更多领导审阅，定稿后直接将电子文本发到文印室付印或者上传到公众信息网发布。避免了起草、打印，修改、再打印，再修改、再打印等繁杂环节，节省时间及纸张。
二、人大机关目前办公现状及阻碍办公自动化的因素
据笔者了解，现在各地人大机关的办公自动化水平大都处于前述的第二个阶段（即机械化或半自动化阶段），很多人没有电脑，有的有电脑也不会用或者仅用于打字等简单操作，绝大多数机关没有建立自动化办公网络，不少地方连公众信息网也没建立起来。信息的传递、资料的查找等依然沿用的是手工办法，处于“文来文往”和“人来人往”状况。甚至起草文件材料等基本的公务活动多数均采用手写誊正后再交打字员的传统办法。
阻碍人大机关办公自动化的因素很多，归纳起来大致有以下四点： 1．经费因素。要建立办公自动化系统，必须配置电脑、服务器、防火墙、自动化软件等设备。就电脑配置而言，必须做到每个办公室都有电脑（最好人手一部），一个有40人的机关，仅电脑购置就需至少20万元；机房设备投入也很大，服务器、防火墙、自动化办公软件大约在十几万元到几十万元之间。在目前财政状况下，筹措这笔经费不是件容易的事情。 2．认识因素。在办公自动化方面至少有以下误区：一是认为没有必要。认为人大工作程式化的东西多，自动化对工作帮助不大；认为办公自动化系统目前应用不广泛，人大机关没必要建立办公自动化系统。二是认为有了电脑就是自动化。三是认为能上网就是自动化。 3．安全因素。要实现办公自动化，必然要涉及保密、防黑客等工作。在目前条件下，只要与外部有数据交换就没有绝对的、万无一失的安全。怕泄密也是阻碍办公自动化建设的因素之一。4.干部素质因素。目前，人大干部中懂得电脑及网络等现代高新技术的人不普遍，安装了自动化软件也可能不会充分发挥使用效果。
三、建立人大办公自动化的目标、设想与建议
（一）目标：建立内网外网相结合，内网实现信息资源共享、日常办公事务处理，外网公布公众信息的办公自动化网络。条件成熟后实现上下级人大机关间和人大机关与“一府两院”的信息联网。
（二）设想：1．建网设想。建立由路由器、防火墙、服务器、交换机、用户组成的网络，用户既可上公众信息网，亦可上内部网。2.模块设想。办公系统模块由以下四部分组成： A．公文管理系统。是整个自动化办公系统的核心部分，它包括: a.工作日志； b.发文管理； c.收文管理； d.发文文献查询； e.收文文献查询； f.文书归档； g.签报管理； h.签报管理查询； i.个人信息库，包括内部邮件、通讯录、日历、记事。 B.内部信息管理系统。 a.内部参阅； b.人大重要信息； c.人大工作动态； d.监督情况； e.人事任免意见； f.信访动态及月报（季报、年报）。 C.日常办公系统。a.常委会领导及专门委员会、工作机构活动安排； b.会议通知及纪要； c.机构编制管理，人员基本情况； d.人员工资库； e.财务管理、财产管理、物资消耗与领取； D.信息发布系统。在人大机关内部运转结束后的电子文件可以直接发布到公众信息网上，实现公文转换、信息交流和信息共享。
（三）建议：统一开发人大系统办公自动化软件。统一开发有两个好处：一是体现人大办公的特点，使软件的可操作性更强。二是避免重复开发重复建设，可以节省经费。鉴于现在软件的可兼容性强，也可以先在某一个机关试用，然后在全国各地人大机关推广并建立全国人大系统的虚拟局域网，以实现信息的共享。
四、建立人大机关办公自动化应注重解决的几个问题
1.要认识办公自动化的意义和作用。实现办公自动化，对传统办公模式的冲击很大，加上在机关成功实施的模式不是很多，所以还有一个认识过程。人大机关起草的法律法规、规范性文件及一般公文等往往需要经过反复修改，靠纸质文件传来传去费时费力；人大机关的信息沟通缓慢，各专门机构和工作机构中的信息无法实现共享。基于以上情况，办公自动化系统对提高人大机关办公效率是非常有帮助的，特别是在机构改革、人员精简的情况下，建立自动化办公系统尤为重要。在信息技术迅猛发展的今天，所有机关、企业、事业单位实行办公自动化只是迟早的事，人大机关也应该与时俱进，在办公自动化建设方面开拓创新，达到提高工作效率的目的。
2.保证必要的经费。如前所述，建立自动化办公系统首先要有经费作保证。
3.依靠专门人才。建立自动化网络仅仅靠机关干部现有的水平是不可能实现的，必须引进网络建设方面的专才，由这些专门人才负责网络的组建、维护、管理和信息的更新。如果引进专门人才有困难，可以与有关公司合作建网，由专业公司的专业人员负责网络建设的有关工作。
4.提高机关干部应用电脑的水平。应提倡人大干部学习、运用高新技术知识，至少在办公自动化的一般运用知识方面要有所了解。建议加强对人大机关干部的电脑和网络知识的培训工作，为开展办公自动化做好知识的积累和准备。
5.注重网络安全。网络安全是办公自动化能否正常使用的基础，要运用多种新技术确保网络安全。
来源：杭州人大网 2004年11月18日
中国人大网 2004年11月19日 责任编辑 李红军
办公自动化，英文为 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量的目的。办公自动化由上世纪70年代末在我国提出到目前，大致经历了三个阶段。第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等，告别了“刀耕火种”阶段；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等，姑且称为办公的“机械化”或“半自动化”阶段；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件信息共享、网络打印共享、网络数据库管理等无纸化办公。此为现代高新技术条件下真正意义的“办公自动化”或称为“数字化办公”。
办公自动化的发展方向和趋势是数字化办公，即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现，它的结构是Internet网络结构，其整体对象为内网上所有的用户，这个网络平台负责所有用户对象的管理、所有网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务。用户通过统一的浏览界面入网，根据用户的权限提供相应的信息功能和服务。现在流行的数字化办公软件的技术结构已从客户/服务器模式（Client/Server即C/S模式）转向为基于Internet的浏览/服务器模式（Browser/Server即B/S模式）结构，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB办公自动化程序后再运行，它具有对客户端机器硬件要求低、易于维护、界面友好、系统安全可靠等特点。市场上已有很多成熟的软件可以直接拿来用，只不过需要根据本单位的办公特点进行个性化设置。我们暂且以机关经常使用的文件或材料的起草、审批流程为例来看办公自动化的特点。文件起草人起草电子文本通过系统发送给分管领导审阅，分管领导在网上直接修改并发表修改意见，加电子签名。经分管领导修改后的文本保留有修改痕迹。再按此程序依次交主管领导甚至更多领导审阅，定稿后直接将电子文本发到文印室付印或者上传到公众信息网发布。避免了起草、打印，修改、再打印，再修改、再打印等繁杂环节，节省时间及纸张。
二、人大机关目前办公现状及阻碍办公自动化的因素
据笔者了解，现在各地人大机关的办公自动化水平大都处于前述的第二个阶段（即机械化或半自动化阶段），很多人没有电脑，有的有电脑也不会用或者仅用于打字等简单操作，绝大多数机关没有建立自动化办公网络，不少地方连公众信息网也没建立起来。信息的传递、资料的查找等依然沿用的是手工办法，处于“文来文往”和“人来人往”状况。甚至起草文件材料等基本的公务活动多数均采用手写誊正后再交打字员的传统办法。
阻碍人大机关办公自动化的因素很多，归纳起来大致有以下四点： 1．经费因素。要建立办公自动化系统，必须配置电脑、服务器、防火墙、自动化软件等设备。就电脑配置而言，必须做到每个办公室都有电脑（最好人手一部），一个有40人的机关，仅电脑购置就需至少20万元；机房设备投入也很大，服务器、防火墙、自动化办公软件大约在十几万元到几十万元之间。在目前财政状况下，筹措这笔经费不是件容易的事情。 2．认识因素。在办公自动化方面至少有以下误区：一是认为没有必要。认为人大工作程式化的东西多，自动化对工作帮助不大；认为办公自动化系统目前应用不广泛，人大机关没必要建立办公自动化系统。二是认为有了电脑就是自动化。三是认为能上网就是自动化。 3．安全因素。要实现办公自动化，必然要涉及保密、防黑客等工作。在目前条件下，只要与外部有数据交换就没有绝对的、万无一失的安全。怕泄密也是阻碍办公自动化建设的因素之一。4.干部素质因素。目前，人大干部中懂得电脑及网络等现代高新技术的人不普遍，安装了自动化软件也可能不会充分发挥使用效果。
三、建立人大办公自动化的目标、设想与建议
（一）目标：建立内网外网相结合，内网实现信息资源共享、日常办公事务处理，外网公布公众信息的办公自动化网络。条件成熟后实现上下级人大机关间和人大机关与“一府两院”的信息联网。
（二）设想：1．建网设想。建立由路由器、防火墙、服务器、交换机、用户组成的网络，用户既可上公众信息网，亦可上内部网。2.模块设想。办公系统模块由以下四部分组成： A．公文管理系统。是整个自动化办公系统的核心部分，它包括: a.工作日志； b.发文管理； c.收文管理； d.发文文献查询； e.收文文献查询； f.文书归档； g.签报管理； h.签报管理查询； i.个人信息库，包括内部邮件、通讯录、日历、记事。 B.内部信息管理系统。 a.内部参阅； b.人大重要信息； c.人大工作动态； d.监督情况； e.人事任免意见； f.信访动态及月报（季报、年报）。 C.日常办公系统。a.常委会领导及专门委员会、工作机构活动安排； b.会议通知及纪要； c.机构编制管理，人员基本情况； d.人员工资库； e.财务管理、财产管理、物资消耗与领取； D.信息发布系统。在人大机关内部运转结束后的电子文件可以直接发布到公众信息网上，实现公文转换、信息交流和信息共享。
（三）建议：统一开发人大系统办公自动化软件。统一开发有两个好处：一是体现人大办公的特点，使软件的可操作性更强。二是避免重复开发重复建设，可以节省经费。鉴于现在软件的可兼容性强，也可以先在某一个机关试用，然后在全国各地人大机关推广并建立全国人大系统的虚拟局域网，以实现信息的共享。
四、建立人大机关办公自动化应注重解决的几个问题
1.要认识办公自动化的意义和作用。实现办公自动化，对传统办公模式的冲击很大，加上在机关成功实施的模式不是很多，所以还有一个认识过程。人大机关起草的法律法规、规范性文件及一般公文等往往需要经过反复修改，靠纸质文件传来传去费时费力；人大机关的信息沟通缓慢，各专门机构和工作机构中的信息无法实现共享。基于以上情况，办公自动化系统对提高人大机关办公效率是非常有帮助的，特别是在机构改革、人员精简的情况下，建立自动化办公系统尤为重要。在信息技术迅猛发展的今天，所有机关、企业、事业单位实行办公自动化只是迟早的事，人大机关也应该与时俱进，在办公自动化建设方面开拓创新，达到提高工作效率的目的。
2.保证必要的经费。如前所述，建立自动化办公系统首先要有经费作保证。
3.依靠专门人才。建立自动化网络仅仅靠机关干部现有的水平是不可能实现的，必须引进网络建设方面的专才，由这些专门人才负责网络的组建、维护、管理和信息的更新。如果引进专门人才有困难，可以与有关公司合作建网，由专业公司的专业人员负责网络建设的有关工作。
4.提高机关干部应用电脑的水平。应提倡人大干部学习、运用高新技术知识，至少在办公自动化的一般运用知识方面要有所了解。建议加强对人大机关干部的电脑和网络知识的培训工作，为开展办公自动化做好知识的积累和准备。
5.注重网络安全。网络安全是办公自动化能否正常使用的基础，要运用多种新技术确保网络安全。
来源：杭州人大网 2004年11月18日
中国人大网 2004年11月19日 责任编辑 李红军
编 辑： 系统管理员
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